Ferramentas de análise PDCA

6 minutos | Postado 2 anos atrás

 

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O ciclo PDCA é assim chamado devido ao nome em inglês de cada uma das etapas que o compõem:

P: do verbo “Plan”, ou planejar.

D: do verbo “Do”, fazer ou executar.

C: do verbo “Check”, checar, analisar ou verificar.

A: do verbo “Action”, agir de forma a corrigir eventuais erros ou falhas.

 

1. Planejamento:

Um projeto bem elaborado é primordial para o ciclo PDCA, pois impede falhas futuras e gera um enorme ganho de tempo. Paute o planejamento de acordo com a missão, visão e os valores da empresa, estabelecendo metas e objetivos e definindo o melhor caminho para atingi-los.

2. Execução:

Após fazer um planejamento cuidadoso, coloque-o em prática e à risca, ou seja, procure não queimar etapas tampouco improvisar, para não comprometer todo o ciclo PDCA. A fase da execução é subdividida em outras três etapas: treinamento de todos os funcionários e gestores envolvidos no projeto, seguido da realização propriamente dita e da “colheita” de dados para uma posterior avaliação.

3. Checagem:

É o estágio do ciclo PDCA onde são identificadas possíveis brechas no projeto. As metas alcançadas e resultados obtidos são mensurados através dos dados coletados e do mapeamento de processos ao final da execução. A checagem pode e deve ser feita de duas maneiras: paralelamente à execução, de modo a ter certeza que o trabalho está sendo bem feito, e ao final dela, para uma análise estatística mais abrangente que permita os ajustes e acertos necessários.

4. Ação:

A “última” etapa, na qual são aplicadas ações corretivas de modo a estar sempre e continuamente aperfeiçoando o projeto. É simultaneamente fim e começo, pois após uma minuciosa apuração do que tenha causado erros anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito com novas diretrizes e parâmetros.

 

Detalhamento das 4 etapas do Ciclo PDCA

pdca

 

Plan

Planejar em português. É a etapa em que se analisam os problemas que querem ser resolvidos, seguindo a seguinte ordem:

  1. Definição dos problemas
  2. Definição de objetivos
  3. Escolha dos métodos
  4. Se questionar 5 vezes porque o problema ocorreu, sempre tornando sua resposta mais completa.

Aqui, o conceito de PDCA já começa a se mostrar: a repetição estruturada e organizada em busca de soluções.

Do

Fazer. É hora de por a mão na massa, executando-se o que foi determinado no passo anterior:

  1. Treinar o método
  2. Executar
  3. Realizar eventuais mudanças
  4. Não procurar a perfeição, mas o que pode ser feito de forma prática
  5. Medir e registrar os resultados

Check

Esta é uma das etapas mais importantes que definem o conceito do PDCA num ciclo. Depois de checar, vamos procurar agir de forma melhorada:

  1. Verificar se o padrão esta sendo obedecido
  2. Verificar o que está funcionando e o que está dando errado
  3. Perguntar por quê?, a cada passo
  4. Com as respostas, treinar o método definido

Act

Hora de agir com mais assertividade.

  1. As coisas estão conforme programado? Continuar assim!
  2. Na verdade existem inconformidades? Então agir para corrigir e prevenir os erros!
  3. Melhorar o sistema de trabalho
  4. Repetir as soluções que se mostraram adequadas

Ao final da quarta fase, o conceito de PDCA recomenda o reinício do ciclo para se buscar uma melhoria continuada e ininterrupta.

Cuidados ao aplicar o método PDCA

  1. Só passe para a fase FAZER depois de ter se dedicado exaustivamente a fase PLANEJAR
  2. Caso perceba que na fase AGIR esta havendo um excesso de repetições e tentativas, retorna a fase PLANEJAR
  3. Evite um curto circuito no ciclo, pulando fases ou não se dedicando tempo suficiente aos questionamentos e busca dos porquês.

Ciclo de vida na Gestão por Processos

O PDCA é uma abordagem muito abrangente e aplicável em diversas situações, porém as vezes precisamos criar especializações para auxiliar na resolução de problemas específicos. No caso do BPM o CBOK define 6 fases para o ciclo de vida de processos. Veja neste vídeo como isto ocorre. No fim citamos também o ciclo PDCA.

 

PDCA um conceito simples, mas que exige dedicação

Muitos se iludem ao aplicar o PDCA acreditando que é uma ferramenta que não exige trabalho dedicado e minucioso. Dentro os erros mais comuns podemos destacar:

  • Falta de fundamentação ao responder aos porquês
  • Análise de cenários incompleta
  • Treinamento ineficiente
  • Registros incompletos
  • Medições imprecisas
  • Padronização pouco detalhada

PDCA como instrumento de planejamento

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Alex Palmeira

Salvo pela graça, servo de Jesus, em missão como embaixador do reino de Deus - atua como diretor do movimento PN5.
União Sul Brasileira da IASD